凡事都要提前计划，否则就会失败。在开始任何项目之前，都需要制定项目计划，尤其是对于大型咨询项目，更需要进行精细化的管理。然而，在实际推进项目的过程中，经常会遇到以下问题：

• 出现问题时，大家互相推卸责任，没有明确的负责人；

• 各个模块的工作一直延期，项目总是遇到困难；

• 需求不断增加，项目范围变得模糊不清...

以上问题的原因大多是因为没有进行好项目启动会。今天我们将结合我们在咨询项目中的经验，讨论一下什么是项目启动会，以及如何做好项目启动会。

什么是项目启动会？

项目启动会，也称为开工会议，通常是在项目中标或合同签订后，由甲方和乙方召开的第一次正式会议。这次会议是双方负责人和团队进行正式接触和了解的机会，这关系到项目能否按时保质保量地完成。

简单来说，启动会类似于古代的誓师大会，目的是将所有人集中在一起，告诉大家要做什么、如何做以及达成后的结果是什么。通过启动会，可以实现以下几点作用：

1. 明确项目的目的和目标：项目组成员需要统一对项目的思维认知，让每个人意识到自己的工作的重要性和意义，只有目标一致，才能调动起意愿和自主性。

2. 明确策略和计划：在项目立项之初就要明确重要的里程碑节点，并达成共识。对于一些没有明确里程碑的项目，可以根据业务负责人的期望，确定大致的里程碑。

3. 明确职责分工：每个人的角色和职责都要明确，只有清晰的职责分工，每个人才能更有责任感地完成自己的任务。

4. 明确协作机制：大型项目的协作机制内容较多，包括决策机制、审批机制、会议机制等。针对团队和项目规模较小的情况，主要指沟通协作机制，例如周例会、月例会等。因此，召开一次成功的启动会可以助力项目顺利推进。了解了启动会的意义后，接下来我们详细谈谈如何组织启动会。

如何组织项目启动会？

成功的会议在80%的工作都是在会前完成，无论是什么会议都是如此。在会议开始之前，做好准备和沟通工作，可以保证会议顺利进行。

尤其要注意完善会议材料的准备，内容包括项目背景、项目目标、项目成员介绍、项目组织架构、项目计划、管理机制、项目风险分析等，这些内容可以以PPT的形式展示。

1. 项目背景：主要考虑为什么要做这个项目，要解决什么问题？围绕要解决的问题，衡量项目成功的标准是什么？

2. 项目目标：通常由项目发起人即甲方主导，双方共同商定可执行、可达成的阶段性目标，包括每个阶段可交付的成果。

3. 项目成员介绍：介绍双方成员的信息，包括职级和负责的工作内容。相互了解有助于加强团队协作能力，更好地合作。

4. 确定组织架构：明确项目的组织架构和岗位职责，确保各部门有效配合，明确各干系方的职责，有助于项目顺利推进。

5. 确定项目计划：在项目启动阶段，计划并不需要过于详细，但需要明确重要的里程碑节点，如何交付、何时结项、何时复盘，对眼前的阶段做详细计划，对远期的阶段做粗略规划。

6. 确定管理机制：管理机制包括很多内容，最初阶段最重要的是确定定期的沟通机制。项目团队定期沟通有助于确保协调一致，避免各自为政，同时展示项目整体进展情况，有节奏有章地持续推进。

7. 项目风险分析：对各个模块的工作进行风险评估，降低风险发生的可能性，可以参考以往项目或同行案例。

完成了以上准备后，可以着手组织会议并发送会议邀请，建议邀请中包含以下信息：

• 会议主题：项目启动会的主题

• 会议议程：包括会议开始时间、预计时长

• 参会人员：双方需要参与的人员

• 会议地址：线上或线下（注明清楚）

• 文档附件：需要在会议中参阅的文档

在正式会议中，要注意避免过多讨论。因为项目启动会与一般会议不同，属于信息同步会，虽然会有少量讨论，但主要内容应在会前进行充分沟通，而不是在会上临时讨论。

会议结束时要进行好总结和待办事项，并及时做好会议纪要，发送给双方进行归档。

项目启动会的注意事项

1. 计划不要过于详细：前期的项目规划并不需要过于详细，原因有两点：一是制定远期完整规划的工作量很大，所需时间也较长；二是项目的不确定性导致一旦有变更，计划就需要全面调整，调整远期工作量巨大。

2. 确保高管参与：尤其对于涉及战略层面的项目，必须要有双方高管参与，才能保证项目的顺利开展和推进。因此，要协调好高管的时间安排，确保他们能够及时参与。

3. 控制会议节奏：作为主持人的项目经理要掌握好整个会议的节奏，清晰完整地表达会议的目的、要求和内容。可以提前进行演练，确保会议不冷场，不超时。

4. 完善会议纪要：会议讨论结果应形成书面文件，最后通过邮件发送给双方进行归档。会议纪要主要包括参会人员、时间、地点、项目背景、项目目标、项目团队组织架构和主要负责人、项目关键里程碑、时间线和交付物、项目管理机制以及主要风险。

以上就是组织项目启动会的要点。记住项目管理的流程和方法，准备一个好的项目启动会，必定会事半功倍！