项目管理的重要性及实践
由于最近在准备PMP考试,我开始学习项目管理并有一些心得感悟,现在想与大家分享一下。
项目管理专业人士资格认证(PMP)的含义
PMP是指项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会(PMI)发起的,通过严格评估项目管理人员的知识技能,以确保其具备高品质的资格认证。PMP的目的是为项目管理人员提供统一的行业标准。目前,全世界有190多个国家和地区设立了PMP和CAPM(项目管理助理师)的认证考试机构。简而言之,PMP认证的目标是为了使项目管理人员能够更好地完成项目,以高质量、高效率地实现项目的各个阶段。
项目的定义和分类
大家常说今年有一个大项目,但是什么是大项目呢?大项目通常指的是成本超过10亿美元、对数百万人产生影响,并持续数年的项目。然而,大项目并不难,它只需要考虑项目本身的相互依赖关系。大项目的目标是创造独特的产品、服务和成功的临时性工作。不论项目的大小,其本质并无不同。项目集是一组相互关联且被协调管理的项目、子项目集和项目集活动,需要考虑项目集内部项目之间的依赖关系。如果一个项目失败,将影响其他项目的进行。项目组合是指为了实现战略目标而组合在一起管理的项目、项目集、子项目组合和运营工作,需要考虑项目组合部分的优先顺序。因此,一个项目可能是独立的项目,也可能是项目集或项目组合中的一个项目。
项目治理的方法
通过制定政策和流程,并以结构化的方式指导工作和进行控制,以实现战略和运营目标。一个项目的过程分为以下几个部分:1. 项目启动前;2. 项目启动;3. 项目组织和准备;4. 执行项目工作;5. 完成项目。在项目的每个阶段都需要进行审查,也被称为项目关口,每个阶段都有一个固定的时间点。就像我们设定的截止日期是下周一一样,至少在本周启动项目,在周二开始项目并进行组织准备,在周三到周五执行,最后才能在下周一完成项目。只有在每个阶段进行控制点的控制和审查,才能确保项目按时完成。
项目的生命周期管理
项目的生命周期包括启动项目、组织和准备项目、执行项目以及结束项目。每个阶段都有特定的内容要求,例如在项目启动阶段需要提供项目章程,在组织和准备项目阶段需要提供项目管理计划,在执行项目阶段需要提供可交付的验收成果,在结束项目阶段需要提供存档的项目文件。随着项目生命周期的推进,需要付出的变更成本越高,但项目失败的风险越低。因此,在启动阶段之前的需求分析变得尤为重要,需要准确判断真实需求和虚假需求。需求分析应从市场需求、客户要求、社会需求、法律和法规要求、战略目标和业务要求、环境因素以及技术进步等七个方面进行考虑。只有在前期准确把握这七个方面,项目成功的概率才会有所提高。
在项目管理中应用场景举例
让我们看一个场景,如何应用于项目管理中呢?
假设我所在的行业是TO B的管理系统,分为渠道、物资、财务、公文、决策、绩效等系统,这些系统可以被视为一个个独立的项目。它们之间存在相关性,例如渠道系统负责门店数据,物资系统需要从渠道系统获取数据。因此,渠道系统和物资系统可以作为一个项目集合。如果渠道系统的数据不准确或出现问题,将导致物资项目的失败。因此,只有先做好渠道项目,才能顺利进行物资系统的开发,两者相辅相成。决策系统的数据为销量数据,绩效系统需要从决策系统和渠道系统获取数据作为绩效考核的指标之一。因此,决策系统和绩效系统可以视为一个项目集。财务和公文系统是独立的两个项目,它们不受其他项目的影响,只受项目本身的调控。这些项目组成了一个项目组合,其整体的成功或失败将影响组织战略目标的实现。
项目的生命周期确定
以渠道系统为例,首先需要进行渠道系统的需求分析。分析内容包括:市场需求(目前市场上需要一款渠道管理系统来帮助用户进行渠道管理)、客户需求(我们的用户目前需要渠道系统对门店、专管员等群体进行管理)、社会需求(暂无)、法律和法规要求(暂无)、战略目标和业务要求(创造营收)、环境因素(暂无)、技术进步(暂无)。通过分析上述内容,发现需求是可行的并且符合公司的战略目标。
接下来,启动项目时需要提供项目章程,其中包括规定渠道项目范围(例如哪些是渠道的事情,哪些需要由其他系统提供)以及质量、时间、成本和可交付成果的约束条件。在组织和准备项目阶段,需要提供项目管理计划,其中包括里程碑(例如在四月末完成哪些需求,用户达到什么样的使用效果)、阶段目标等。在执行项目阶段,需要提供可交付的验收产物。在执行过程中,可能会遇到用户的变更,但是在确定了阶段目标后,我们必须在每一个阶段关口提供相应的产物,例如在第一个阶段,我们提供用户新建门店的流程;第二个阶段,我们提供撤销门店的流程。在最后的结束项目阶段,需要将正常项目过程中产生的文件,例如需求文档、操作手册、技术文档、实施部署文档等交付用户,让用户进行验收。
总结,项目管理的核心
管理项目归根结底在于管理人和物。扩展来说,管理项目还涉及员工能力、组织机制、项目内部的沟通协调,项目与项目之间的关联关系,以及项目与战略目标的一致性。理论知识虽然重要,但实践才能见真知。每个阶段都需要做很多事情,只有脚踏实地地做好每一步,才能最终取得项目的成功。
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